REQUISITOS DE LOS PODERES PARA REPRESENTAR A LOS SOCIOS EN LAS ASAMBLEAS

Estos últimos días del mes de marzo es usual que se celebren las reuniones ordinarias del máximo órgano societario, y es usual que los socios se hagan representar a través de un apoderado, y es allí cuando surgen varias inquietudes:

- ¿un socio puede representar a otros, valiéndose de poderes no autenticados ante notaría?

- ¿Puede ser a mano y en cualquier papel?

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Pues bien las leyes civiles Colombianas en punto del poder o mandato los define "como aquel contrato mediante el cual una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera; si el mismo comprende uno o más negocios especialmente determinados, se le denomina especial; y si se da para todos los negocios del mandante, es general, igualmente si se da para todos, con una o más excepciones determinadas; no obstante, en uno u otro caso, el mandato se reputa perfecto por la aceptación del mandatario, la cual puede ser expresa o tácita"

A su vez el Código de Comercio considera el mandato o poder  

como un contrato en el que una parte se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos de comercio por cuenta de otra, haciendo la salvedad que el mismo puede conllevar o no la representación del mandante. 

Ahora bien, con respecto a los requisitos exigidos por la ley se puede decir que sin de dos clases; los de forma y los de fondo, sobre los primeros la ley ha guardado silencio, mientras que sobre los segundos exige que sean los siguientes; 

- El poder debe constar por escrito.

- La intención de representar.

- Manifestación de voluntad del representante o el señalamiento de que se actúa en nombre de otra persona que recibe el nombre de comitente, representado y en general mandatario, o lo que es lo mismo la individualización de las partes en él involucradas.

Así las cosas, el poder puede constar bien por medio de escritura pública, lo cual es permitido para todos los casos, y en algunos por ministerio de la ley es obligatorio, o bien por documento privado en cuyo caso no se requiere ninguna formalidad adicional, por lo que no se podrá exigir como condición que se trata de documento legalmente reconocido o de escritura pública, de donde resulta claro que el poder en ese evento no está sujeto a formalidad alguna distinta al escrito, que podrá ser incluso telex, marconi o fax, salvo que en los estatutos se establezca algún requisito en particular. 

En suma, y con fundamento en los principios de libertad de empresa e iniciativa privada consagrados tanto en la Constitución Política de Colombia y las leyes civiles y mercantiles, puede concluirse que el derecho para los socios de cualquier compañía, de hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea por cualquier persona (natural o jurídica) sea o no socio existe y para hacerse efectivo basta conque conste por escrito con las indicaciones arriba señaladas.